Klachtenprocedure afdeling Diploma Zwemmen 

Wij streven ernaar eventuele klachten zo snel mogelijk op te lossen. Wanneer u het niet eens bent met de gang van zaken, verzoeken wij u contact op te nemen met ons via dit formulier. Wij zullen dan zo snel mogelijk contact met u opnemen en zo samen naar een oplossing zoeken.

Wanneer uw probleem of klacht niet naar uw tevredenheid wordt opgelost, kunt u uw klacht kenbaar maken via onderstaande klachtenprocedure. 

Klacht melden

Als (kader)lid of ouder van een lid kunt u uw klacht of probleem schriftelijk kenbaar maken bij het bestuur. Dit kan per e-mail via dit formulier. In dit bericht vermeldt u uw naam en telefoonnummer, een concrete beschrijving van de klacht en het tijdstip of moment waarop de klacht betrekking heeft.

Klachtbehandeling

Na ontvangst van uw klacht neemt een bestuurslid binnen één week contact met u op. In dit gesprek vragen we u, indien nodig, naar meer informatie. Verder maken we in dit gesprek een afspraak met u over de wijze en de termijn van terugkoppeling. De termijn waarop uw klacht wordt afgehandeld, hangt af van de aard van de klacht. Ons streven is uw klacht binnen zes weken te behandelen.

Na het gesprek met u en het bestuurslid zal uw klacht worden voorgelegd aan het bestuur en/of de voorzitter van de betreffende commissie dan wel het desbetreffende afdelingshoofd.

Hoor en wederhoor

Het bestuur hoort ook altijd eventueel andere betrokkenen. Wanneer de klacht of het probleem een (kader)lid betreft, zal het bestuur contact opnemen met dit (kader)lid voor zijn/haar verhaal. Indien nodig zal de vertrouwenspersoon ingeschakeld worden. Het bestuur houdt betrokken (kader)leden op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

Afhandeling

Het bestuur beslist na hoor en wederhoor over de klacht. Het bestuurslid informeert u zo snel mogelijk over de beslissing. Dit kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren. Zodra de klacht is afgehandeld maakt het bestuur een kort verslag, waarin opgenomen de aard van de klacht; de analyse van het probleem; de overeengekomen oplossing en eventuele stappen ter preventie van soortgelijke situaties. Dit verslag zal naar alle belanghebbenden verstuurd worden. Het verslag zal opgenomen worden in de jaarlijkse evaluatie van de klachtenprocedure.