Privacyverklaring

Zwemvereniging de Ronde Venen (ZDRV), hierna te noemen: 'ZDRV’, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De ZDRV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de algemene verordening gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze van toepassing zijn;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als ZDRV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Bestuur
Zwemvereniging de Ronde Venen

Persoonsgegevens die wij verwerken

De ZDRV verwerkt de hieronder gegroepeerde categorieën persoonsgegevens. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zijn vetgedrukt weergegeven.

Relatiegegevens (NAW)

  • Voorletters, roep- en achternaam
  • Adresgegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer(s)
  • Door u aan de ZDRV gegeven toestemming (indien door ons gevraagd en verkregen)
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie of telefonisch

Betaalgegevens

  • IBAN-nummer en tenaamstelling
  • Betalingsverkeer met de ZDRV

Lidgegevens

  • Lidnummer
  • Lid sinds/status/soort en functie
  • Geboortedatum en –plaats
  • Geslacht
  • Gezondheid (fysieke of mentale beperkingen, medicatie, allergieën en/of diëten)
  • Toestemmingen
  • Noodcontact(en)
  • Pasfoto

Diplomagegevens

Wij registreren het nummer, ingangsdatum, einddatum van de volgende officiële bescheiden

  • Verklaring Omtrent Gedrag
  • Rijbewijs B en T
  • Klein Vaarbewijs I en II
  • Verklaring Eerste Hulp
  • Overige diploma’s welke u via de ZDRV of elders behaald hebt

Hulpverleninggegevens

Bij hulpverlening door de ZDRV kan het zijn dat wij persoonsgegevens verzamelen van de melder(s), slachtoffer(s) en /of andere betrokkenen. Deze kunnen o.a. bestaan uit:

  • Voorletters, roep- en achternaam
  • Adresgegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer(s)
  • Noodcontact(en)
  • Gezondheid (fysieke of mentale beperkingen, medicatie, allergieën en/of diëten)
  • Overige gegevens die wij nodig hebben om adequate hulpverlening te kunnen geven.

Bezoekersgegevens website

  • IP Adres
  • Cookie gegevens

De ZDRV gebruikt technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld of u bent ingelogd. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Mocht u onverhoopt toch een andere vorm van cookies aantreffen, stel ons dan direct op de hoogte (via onze contactgegevens onderaan deze privacyverklaring) zodat wij deze gelijk kunnen analyseren en indien nodig verwijderen.

Voor welke doeleinden en waarom wij deze gegevens verwerken en hoe lang we ze bewaren

De ZDRV verwerkt uw persoonsgegevens in de volgende gevallen, voor de onderstaande doelen.
Hierbij is ook aangegeven waarom we deze gegevens nodig hebben en wat de gevolgen zijn als we deze niet mogen gebruiken. Daarnaast is ook aangegeven hoe lang we de persoonsgegevens bewaren.

Verwerking van persoonsgegevens van (zakelijke) relaties

Om onze (zakelijke) relaties te onderhouden verwerken wij de persoonsgegevens uit de groepen:

  • Relatiegegevens (NAW)
  • Bezoekersgegevens website (indien u deze bezoekt)

 Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doelen:

  • Het kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
  • De ZDRV verwerkt relatiegegevens indien wij hier wettelijk toe verplicht zijn.

Zonder deze gegevens kunnen wij geen afspraken voorbereiden of uitvoeren.

Wij bewaren de gegevens van onze (zakelijke) relaties tot 7 jaar na het beëindigen van de overeenkomst/relatie i.v.m. onze financiële bewaarplicht.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Als lid verwerken wij uw persoonsgegevens uit de groepen:

  • Relatiegegevens (NAW)
  • Betaalgegevens
  • Lidgegevens
  • Diplomagegevens
  • Bezoekersgegevens website (indien je deze bezoekt)

Wij verwerken deze gegevens waar van toepassing voor de volgende doelen:

  • Uitvoering van het lidmaatschap
    Onder uitvoering van het lidmaatschap wordt verstaan het in- en uitschrijven als lid van de vereniging, alsmede het innen van de contributiegelden en het versturen van uitnodigingen voor officiële bijeenkomsten en ledenvergaderingen. Communicatie vanuit de afdeling(en) waarvan men lid is.
  • Verzenden van onze nieuwsbrief
    Om u op de hoogte te brengen van het laatste nieuws met betrekking tot de vereniging, gebruiken wij uw emailadres voor het versturen van een nieuwsbrief.
  • Versturen van uitnodigingen voor deelname aan inzetten
    Voor onze reddingsbrigade-gerelateerde inzetten versturen wij per e-mail en whatsapp verzoeken tot deelname.
  • Registratie van deelname aan een examen
    Voor deelname aan een reddingsbrigade-gerelateerd examen is het, naast de reguliere lidgegevens, noodzakelijk om een gezondheidsverklaring te overleggen. Uiteraard zal deze verklaring uitsluitend voor dit doeleinde verwerkt worden en vernietigd worden op het moment dat deze niet meer benodigd is.
  • Registratie van ontwikkeling van vaardigheden
    Ten behoeve van activiteiten, opleidingen en trainingen houdt de vereniging dit bij.
  • Registratie van deelname aan diverse verenigingsactiviteiten
    Voor deelname aan diverse activiteiten is het wenselijk om van tevoren aan te melden. De persoonsgegevens die bij deze aanmelding worden opgegeven, worden dan ook alleen gebruikt ten behoeve van de betreffende activiteit.
  • Opstellen van overeenkomsten
    Voor leden die binnen de vereniging een functie bekleden kan het zijn dat er overeenkomsten opgesteld moeten worden.

Zonder deze gegevens kunnen wij de lidmaatschapsovereenkomst met u niet uitvoeren.

Wij bewaren de gegevens maximaal 7 jaar tenzij er een juridische procedure loopt.

Verwerking van persoonsgegevens van potentiële leden

Als potentieel lid verwerken wij uw persoonsgegevens uit de groepen:

  • Relatiegegevens (NAW)
  • Lidgegevens
  • Diplomagegevens
  • Bezoekersgegevens website (indien je deze bezoekt)

Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doelen:

  • Registratie op onze wachtlijst
  • Oproepen voor een eerste les

Zonder deze gegevens kan het potentiële lid niet ingedeeld of opgeroepen worden om definitief lid te worden.

Wij bewaren de gegevens totdat het potentiële lid, lid is geworden of heeft aangegeven niet meer op de wachtlijst te willen blijven staan.

Verwerking van persoonsgegevens van oud-leden

Als oud-lid verwerken wij uw persoonsgegevens uit de groepen:

  • Relatiegegevens (NAW)
  • Betaalgegevens
  • Lidgegevens
  • Diplomagegevens
  • Bezoekers gegevens website (indien je deze bezoekt)

Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doelen:

  • Registratie op onze oud-ledenlijst (na toestemming).
  • Het benaderen voor onze lustrum activiteiten (na toestemming).
  • Het kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om bijvoorbeeld onze dienstverlening uit te kunnen voeren.

Zonder deze gegevens kunnen wij oud-leden niet benaderen voor een activiteit waar wij graag onze oud-leden bij betrekken, om zodoende relatie te behouden.

Wij bewaren de gegevens zolang u hiervoor toestemming hebt gegeven bij uw opzegging en zolang u deze toestemming niet hebt ingetrokken.

Verwerking van persoonsgegevens van melder(s), slachtoffer(s) en/of anders betrokkene

Als melder, slachtoffer of anders betrokkene verwerken wij mogelijk uw persoonsgegevens uit de groepen:

  • Hulpverleninggegevens
  • Bezoekersgegevens website (indien je deze bezoekt)

 Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doelen:

  • Hulpverlening tijdens bewakingen
  • Het kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.

Zonder deze gegevens kunnen wij niet de complete hulp bieden.

Wij bewaren de gegevens maximaal 7 jaar.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De ZDRV neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doen wij onder ander door:

  • De verbinding met onze website te versleutelen.
  • Onze website en software regelmatig te updaten.
  • Waar mogelijk gebruik te maken van standaard software.
  • Toegang tot gegevens te beperken tot enkel personen welke deze nodig hebben.
  • Onze leden met toegang tot persoonsgegevens periodiek te wijzen op de risico’s en de gevolgen van datalekken en hoe dit te voorkomen.

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via onze contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Delen van persoonsgegevens met of door derden

De ZDRV verkoopt persoonsgegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met leden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonlijke gegevens. De ZDRV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Binnen onze relatie met Reddingsbrigade Nederland is sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid.  Daarbij legt Reddingsbrigade Nederland ons het gebruik van o.a. ons ledenadministratiesysteem op. Hierbij is Reddingsbrigade Nederland verantwoordelijk voor het afsluiten van een verwerkersovereenkomst.

  • Oranje Kruis en Rode Kruis
    Als u een EHBO opleiding volgt of heeft gevolgd, worden uw gegevens doorgegeven aan het Oranje Kruis of het Rode kruis, al naar gelang bij welke organisatie de opleiding wordt of is gevolgd.
  • Voor de leden van de afdelingen die onder de naam Reddingsbrigade Vinkeveense Plassen vallen:
    • Reddingsbrigade Nederland
      Als overkoepelende bond voor alle reddingsbrigades in Nederland heeft Reddingsbrigade Nederland inzage in het ledenbestand van de aangesloten reddingsbrigades. Het betreft de leden die deelnemen aan zwemmend redden, varend redden, bewakingen e.d. Deze inzage wordt onder andere gebruikt voor het heffen van contributies en het registreren van opleidingen en examens en alsmede ook voor verzekeringen.
    • Sportlink Services B.V.
      De ledenadministratie van de ZDRV wordt gedeeltelijk gevoerd in een online applicatie van Sportlink Services B.V. De database met alle gegevens die van een lid bekend zijn, wordt derhalve opgeslagen op computersystemen van Sportlink Services B.V. Deze applicatie is verplicht door de Reddingsbrigade Nederland voor alle reddingsbrigades.
  • Voor de leden van de afdeling diploma zwemmen:
    • Nederlandse Culturele Sportbond:
      Als overkoepelende bond voor (onder andere) zwemverenigingen in Nederland heeft de Nederlandse Culturele Sportbond inzage in het ledenbestand van de aangesloten zwemverenigingen. Het betreft de leden die deelnemen aan de afdeling Diploma zwemmen. Deze inzage wordt gebruikt voor het heffen van contributies en voor verzekeringen.

Wat gebeurt er met foto’s die tijdens activiteiten gemaakt worden?

Het komt voor dat er tijdens een activiteit van de ZDRV foto’s worden gemaakt. Dit kunnen wij uiteraard niet voorkomen. Echter, als personen op die foto’s herkenbaar in beeld staan, worden deze foto’s gezien als persoonsgegevens en zal er aan de geportretteerden (of aan de ouder/voogd indien er minderjarige personen op de foto staan) gevraagd worden om schriftelijke toestemming, voordat de foto gepubliceerd zal worden. Foto’s waarvoor geen toestemming voor publicatie is verleend, zullen op geen enkele wijze openbaar gemaakt worden via de officiële communicatiekanalen van de ZDRV.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
 
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Zwemvereniging de Ronde Venen
t.a.v. Bestuur ZDRV
Postbus 203
3640 AE Mijdrecht
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.